Pequeños trucos que te ayudarán a mantener el orden en la oficina

Uno de los libros que ha tenido más éxito en el último año ha sido “La Magia del Orden”, de la japonesa Marie Kondo. Quizá hasta ella nadie reflexionó tanto sobre cómo ordenar los espacios y, quienes la han leído, han descubierto que se puede dejar de vivir en el caos si cada cosa encuentra su sitio, sirviéndose también de pequeños trucos como sobres de colores, organizadores u otros utensilios.

De hecho, tanto éxito ha tenido este libro que hay una segunda parte – que ha leído menos gente – que se llama “La felicidad después del orden”, una especie de oda a esa frase de “ten ordenadas tus cosas y tendrás ordenada tu mente”. Y es que es así, porque, como decía Ortega y Gasset, somos nosotros y nuestras circunstancias y no es lo mismo contar con un espacio de trabajo ordenado que sumido en el caos y en el desorden, con independencia de las tareas que se deban a llevar a cabo.

Muchas veces, cuando se trata de creativos, el imaginario cultural piensa que crean sus ilustraciones, sus logos o sus campañas en unos espacios llenos de cosas y aparentemente desordenado y caótica. Nada más lejos de la realidad. En este sentido, estos profesionales, como muchos otros, buscan un ambiente inspirador; al final, el orden no deja de ser un concepto a veces subjetivo. Del caos pueden nacer cosas buenísimas, pero es mejor un ambiente en equilibrio.

 

El lugar de trabajo es importante tenerlo ordenado, ya que se trata de ser lo más productivo posible. Y, a veces, no hace falta buscar técnicas extra sesudas, basta usar un código y mantenerlo.

Los códigos nos ayudarán a identificar mejor las cosas, de una manera mucho más práctica, a través de asociaciones. Guardar la documentación que se tiene que tener en papel en sobres por colores, podrá ayudarnos a encontrar rápidamente lo que debemos buscar.

Por ejemplo: las facturas impagadas podrían estar en un sobre rojo; las pagadas, en uno verde; los nuevos contratos, en uno celeste; los contratos o clientes antiguos, en negro…y así, estableciendo asociaciones que nos resulten sencillas de memorizar, se podría ordenar la documentación. Y cada sobre, ordenado alfabéticamente por el nombre del cliente o proveedor. Está muy bien asociarlo después a un código numérico, un número de expediente, para incluirlo a una base de datos, pero no es operativo que éste marque el orden. Si se piensa bien, cuando se está buscando una información, se piensa en el nombre del cliente, no en el número de expediente que se le ha asignado y que son sólo números y no dicen nada de él.

En este sentido, se trata de hacer más sencillo todos los procesos y poder trabajar de forma más eficiente. Pero este orden, aunque se haya centrado en una oficina o un despacho, se puede extender a todo y a todas las habitaciones de la casa.

 

Marie Kondo afirma en su libro que, si se hace bien, se deberá ordenar un espacio sólo una vez y el orden debería durar para siempre. ¿Aceptas el reto?

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